Система Odoo дозволяє працівникам подавати звіти про свої витрати, а менеджерам — переглядати та затверджувати їх. Це корисно для ведення обліку витрат, пов'язаних із відрядженнями, закупівлею товарів, транспортом тощо.
1. Додавання окремого журналу для обліку витрат працівників
1.1. Перейдіть в модуль «Виставлення рахунків» - «Налаштування» - «Журнали»:
1.2. Створіть новий журнал. Вкажіть тип «Купівля» і будь-який короткий код, що використовуватиметься на нумерації документів в цьому журналі.
1.3. Далі рекомендуємо перейти в налаштування модуля «Витрати» і вказати створений журнал як журнал по замовчуванні для витрат співробітників:
2. Створення та налаштування співробітників
2.1. Перейдіть в модуль «Співробітники», через кнопку «Новий» додайте в базу нового співробітника
2.2. Збережіть створеного співробітника:
2.3. Важливо! В момент його збереження, в системі Odoo автоматично згенерується прив’язаний контакт (партнер). Цей контакт потрібно вказати в розділі «Приватна інформація», в полі «Адреси». Без цього налаштування система Odoo не дозволятиме підтвердити документ витрат і вибиватиме помилка «Для розміщення звіту про витрати потрібна приватна адреса працівника»:
2.4. Далі ви можете перейти в налаштування цього контакту (через модуль «Контакти» або безпосередньо з картки співробітника) і вказати в ньому рахунки бухгалтерського обліку, які будуть застосовуватися для розрахунків з підзвітником. В нашому випадку це буде рахунок 372100:
Важливо, щоб рахунок 372100 можна було обрати його тип має бути "Кредитор":
3. Створення звіту про витрати
3.1. Перейдіть у модуль «Витрати». Натисніть на кнопку «Створити» для додавання нових витрат.
3.2. Заповніть наступні поля:
- Опис: короткий опис витрати (наприклад, «Витрати на відрядження»).
- Категорія витрат: оберіть категорію, до якої належить витрата (наприклад, транспорт, проживання, харчування тощо). Категорії витрат можна налаштувати в модулі «Витрати» - «Налаштування» - «Категорії витрат».
- Разом: введіть суму та валюту витрати.
- Дата: виберіть дату, коли була здійснена витрата.
- Відшкодування: оберіть хто оплатив витрату. В нас оплачував співробітник, вказуємо його в новому рядку « Співробітник»
3.3. Додайте будь-які інші деталі, такі як документи або скани чеків. Для цього у звіті передбачена можливість завантаження вкладень.
3.4. Натисніть «Створити звіт»:
3.5. В звіті Ви можете додати ще витрати (через кнопку «додати рядок») і відправити звіт на затвердження керівнику:
4. Затвердження витрат (для менеджерів)
4.1. Після того, як працівник подав звіт про витрати, менеджер отримує сповіщення про новий звіт для затвердження.
4.2. Перейдіть у модуль «Витрати» - «Звіти про витрати». Тут відфільтруйте документи в статусі «Відправлено»:
4.3. Виберіть звіт, який потрібно переглянути.
4.4. Перевірте інформацію, суму та додаткові документи, надані працівником.
4.5. Якщо все вірно, натисніть «Затвердити».
4.6. У затвердженому звіті натисніть кнопку «Опублікувати записи в журналі». Це створить інвойс на витрати і сформує бухгалтерські проводки:
